Accesso agli atti: dalla qualificazione dell'istanza alla risposta motivata

Accesso agli atti: tre forme, regole diverse, stessa scrivania

Gestire l'accesso agli atti della pubblica amministrazione significa prima di tutto capire quale accesso è stato chiesto: documentale ai sensi della legge 241/1990, oppure civico semplice o generalizzato ai sensi del d.lgs. 33/2013. Una richiesta di accesso agli atti arriva spesso con un oggetto generico («richiesta atti») e senza indicare la norma. Sta all'ufficio qualificarla, perché le tre forme di accesso hanno presupposti diversi.

Il diritto di accesso documentale, definito dall'art. 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241, è il diritto di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi. L'istanza va motivata (art. 25, comma 2) e non può mirare a un controllo generalizzato sull'operato dell'amministrazione (art. 24, comma 3). Se dopo 30 giorni l'ente non risponde, la richiesta si intende respinta (art. 25, comma 4).

L'accesso civico generalizzato dell'art. 5, comma 2, del d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33 serve a favorire forme diffuse di controllo sulle funzioni istituzionali e sull'uso delle risorse pubbliche. Il procedimento si chiude con un provvedimento espresso e motivato entro 30 giorni. Il diniego è possibile solo se serve a evitare un pregiudizio concreto agli interessi elencati nell'art. 5-bis: sicurezza pubblica, indagini sui reati, attività ispettive, protezione dei dati personali, segretezza della corrispondenza, interessi economici e commerciali, e pochi altri. Le linee guida ANAC (delibera n. 1309 del 28 dicembre 2016) chiedono inoltre che l'istanza individui i documenti in modo sufficientemente preciso.

Il punto delicato è che lo stesso documento può essere accessibile in una forma e non nell'altra. L'accesso documentale consente una conoscenza più profonda, legata a un interesse qualificato; il generalizzato è più esteso ma incontra limiti più ampi, perché ciò che si consegna diventa di fatto conoscibile da tutti.

Come funziona Next-OS con le istanze di accesso agli atti

Il flusso segue i passaggi che un responsabile del procedimento compie comunque, con meno tempo speso a cercare norme e precedenti.

1. Carichi l'istanza di accesso agli atti e i documenti richiesti

Carichi la PEC o il modulo, anche in PDF scansionato, insieme ai documenti oggetto della richiesta. Se lavori per pratiche, crei un workspace per l'istanza: tutto resta in un posto solo, compresi i termini.

2. Qualifichi la richiesta

Chiedi: «Che tipo di accesso è questo e quali norme si applicano?». Next-OS confronta il contenuto dell'istanza con i presupposti delle tre forme e ti mostra gli articoli citati. Se l'istanza è ambigua, ti suggerisce cosa chiedere al richiedente per precisarla.

3. Individui limiti e controinteressati

Next-OS legge i documenti e segnala dati personali di terzi, informazioni commerciali dell'impresa, atti di attività ispettive. Per ciascun elemento ti indica il limite dell'art. 5-bis o l'esclusione dell'art. 24 pertinente e se basta oscurare o differire invece di negare.

4. Prepari comunicazioni e risposta

Chiedi la bozza della comunicazione ai controinteressati e poi quella del provvedimento finale: accoglimento, accoglimento parziale, differimento o diniego, con indicazione del termine e dell'autorità cui ricorrere come chiede l'art. 3, comma 4, della legge 241/1990. Esporti in docx e rivedi in track changes.

Un esempio concreto: accesso civico generalizzato sulla manutenzione del verde

Un'associazione di quartiere chiede, senza motivare, «le relazioni tecniche e la corrispondenza con la ditta incaricata della manutenzione del verde negli ultimi due anni».

L'istruttore carica l'istanza e i documenti trovati in archivio: relazioni del direttore dell'esecuzione, email con la ditta, un verbale di contestazione con i nomi degli operai coinvolti. Poi chiede a Next-OS: «Posso accogliere? Cosa devo oscurare? Chi sono i controinteressati?».

Cosa ottiene:

• la qualificazione come accesso civico generalizzato, con il richiamo all'art. 5, comma 2, del d.lgs. 33/2013;
• l'indicazione della ditta come controinteressata per gli eventuali interessi economici e commerciali, e dei lavoratori citati nel verbale per la protezione dei dati personali, con la regola dei 10 giorni per l'opposizione;
• la proposta di accoglimento parziale: documenti tecnici consegnati, nominativi dei lavoratori oscurati, motivazione del diniego parziale riferita al pregiudizio concreto;
• la bozza della comunicazione ai controinteressati e quella del provvedimento finale.

La valutazione del pregiudizio concreto resta all'ufficio: Next-OS mette in fila norme e documenti, non decide al posto del responsabile.

Cosa verificare prima di firmare la risposta all'istanza di accesso agli atti

Prima della firma conviene ripassare una breve lista di controllo.

• Termine. I 30 giorni decorrono dalla presentazione dell'istanza; la comunicazione ai controinteressati sospende il termine fino all'opposizione o alla scadenza dei 10 giorni.
• Proporzionalità del diniego. Nell'accesso generalizzato il diniego di accesso agli atti va legato a un pregiudizio concreto. Se basta oscurare o differire, l'accesso non si nega per intero; lo stesso vale per l'accesso documentale (art. 24, comma 4, legge 241/1990).
• Dati particolari. Per i dati sulla salute la legge 241/1990 richiede che la situazione da tutelare sia di rango almeno pari alla riservatezza (art. 24, comma 7, con rinvio al Codice privacy). Il Garante pubblica una scheda e i propri pareri sull'accesso civico utili come riferimento.
• Rimedi. Nel generalizzato il richiedente può chiedere il riesame al RPCT, che decide entro 20 giorni; nel documentale può rivolgersi al difensore civico, per gli enti territoriali, o alla Commissione per l'accesso, per le amministrazioni statali. Non dimenticare i controinteressati: nell'accesso, documentale o generalizzato, vanno coinvolti prima della decisione.
• Istanze abusive. Il Consiglio di Stato in Adunanza plenaria (sentenza n. 10 del 2020) ha ammesso il rifiuto di richieste massive, manifestamente onerose o pretestuose: va motivato con cura.

Se la richiesta riguarda dati che l'ente avrebbe dovuto pubblicare, verifica anche gli obblighi di pubblicazione in Amministrazione trasparente. Per termini, sospensioni e preavviso di rigetto trovi il quadro completo nella guida sul procedimento amministrativo. Tutti i casi d'uso sono raccolti nella pagina principale dedicata all'AI per la pubblica amministrazione.