Amministrazione trasparente: dall'atto alla versione da mettere online

Amministrazione trasparente: obblighi che cambiano e dati da proteggere

La trasparenza amministrativa è la pubblicità di atti, documenti, informazioni e dati di ogni amministrazione, con lo scopo di favorire forme diffuse di controllo sull'azione amministrativa e sull'uso delle risorse pubbliche. La disciplina unitaria degli obblighi di trasparenza è nel decreto legislativo 33/2013, cioè il d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33.

Per chi lavora in un ufficio, il problema non è conoscere il principio. È rispondere a tre domande ogni volta che un atto è pronto:

1. esiste un obbligo di pubblicazione per questo atto, e in quale sottosezione?
2. quali dati personali posso pubblicare e quali devo oscurare?
3. per quanto tempo deve restare online?

Schemi standard ANAC per Amministrazione trasparente

Le risposte cambiano nel tempo. ANAC ha approvato schemi standard di pubblicazione con la delibera n. 495 del 25 settembre 2024, rendendone tre definitivi e avviando la sperimentazione degli altri; li ha aggiornati con la delibera n. 481 del 2025 e di nuovo nel giugno 2026. Per i contratti pubblici, inoltre, molti dati passano dalla Banca dati nazionale dei contratti pubblici e in Amministrazione trasparente va inserito il collegamento, come prevede la delibera ANAC n. 264 del 2023. ANAC gestisce anche la Piattaforma Unica della Trasparenza per consultare i dati soggetti a pubblicazione obbligatoria.

Pubblicazione dei dati personali e indicazioni del Garante

Sul fronte privacy le indicazioni del Garante sono nette. Le linee guida del 15 maggio 2014 sulla trasparenza online, ricordate nelle FAQ del Garante sulla trasparenza amministrativa, chiedono di pubblicare solo i dati personali necessari e proporzionati, di non diffondere mai dati sulla salute e di non indicizzare dati particolari e giudiziari. Il termine generale di permanenza online è di cinque anni: i dati di titolari di incarichi, dirigenti, consulenti e collaboratori restano per i tre anni successivi alla scadenza dell'incarico, e gli atti ancora efficaci restano finché producono effetti.

Come funziona Next-OS per gli obblighi di pubblicazione

Il punto di partenza è sempre un atto concreto, non l'elenco astratto delle sottosezioni. Il flusso è questo.

Parti dall'atto da pubblicare

Carichi la determina, il decreto di concessione o il contratto. Next-OS ne legge il contenuto e ti chiede, se serve, il tipo di ente e di procedimento.

Individui l'obbligo di pubblicazione in Amministrazione trasparente

Chiedi: «Questo atto va pubblicato in Amministrazione trasparente? In base a quale articolo?». Ricevi l'articolo del d.lgs. 33/2013 o della normativa di settore, con il testo vigente citato. Se l'atto rientra invece nella pubblicità legale, come l'albo pretorio degli enti locali, Next-OS ti segnala che si applicano regole diverse.

Prepari la versione da pubblicare

Chiedi di individuare nel documento i dati personali non necessari: indirizzi, codici fiscali, coordinate bancarie, riferimenti a condizioni di salute o di disagio. Ottieni l'elenco degli elementi da oscurare e una versione di lavoro da controllare. Ricorda che, come chiarisce il Garante, sostituire il nome con le iniziali non basta ad anonimizzare.

Pianifichi aggiornamenti e rimozioni

Nel workspace dell'ufficio trasparenza tieni l'elenco delle pubblicazioni con le scadenze. Con il piano Professional le scadenze possono finire direttamente nel calendario condiviso.

Un esempio concreto: contributi per l'affitto alle famiglie

Un comune approva l'elenco dei beneficiari di un contributo per il pagamento dei canoni di locazione, rivolto a nuclei in difficoltà economica. L'ufficio deve pubblicare gli atti di concessione.

Il funzionario carica la determina con l'allegato dei beneficiari e chiede a Next-OS: «Cosa devo pubblicare e cosa no?».

Cosa ottiene:

• il riferimento agli obblighi su sovvenzioni, contributi e vantaggi economici previsti dal d.lgs. 33/2013;
• il limite indicato anche dal Garante: non si pubblicano i dati identificativi dei beneficiari quando da essi si può ricavare una situazione di disagio economico-sociale, né i dati identificativi per importi inferiori a mille euro nell'anno solare;
• la proposta di pubblicare l'atto con i dati aggregati e senza l'elenco nominativo, lasciando l'elenco integrale agli atti d'ufficio;
• il promemoria sulla durata della pubblicazione e sullo schema ANAC vigente da seguire.

La scelta finale va condivisa con il RPCT e, per i profili privacy, con il DPO dell'ente.

Cosa verificare prima di pubblicare in Amministrazione trasparente

• Base normativa. Prima di pubblicare un dato personale, individua la norma che lo prevede. Senza norma, la diffusione non è lecita.
• Schema vigente. Controlla sul sito ANAC la versione aggiornata degli schemi standard sugli obblighi di pubblicazione: le delibere del 2024, 2025 e 2026 li hanno modificati.
• Dati eccedenti. Rimuovi dati non pertinenti: recapiti personali, IBAN, dati sanitari, dati da cui si desume una condizione di disagio.
• Durata. Programma la rimozione allo scadere del termine e oscura prima i dati che hanno già raggiunto lo scopo.
• Accesso civico semplice. Se un dato obbligatorio manca, chiunque può chiederne la pubblicazione: meglio arrivare prima.

Quando un cittadino chiede documenti che non sono soggetti a pubblicazione, la strada è un'altra: vedi la pagina sull'accesso agli atti. Se una norma sulla trasparenza è appena cambiata, la pagina sull'aggiornamento normativo degli enti mostra come confrontare le versioni. Tutti gli altri casi d'uso sono nella pagina sull'AI nella pubblica amministrazione.