Domande frequenti
Domande frequenti sull'intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione
Sull'intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione funzionari, RUP e dirigenti ci fanno spesso le stesse domande: cosa consente la legge, chi risponde degli errori, come vengono trattati i dati, cosa sa fare Next-OS e quanto costa. Le risposte sono brevi e rimandano alle norme. Per approfondire trovi le guide su linee guida AgID, Codice dei contratti e procedimento amministrativo.
Cos'è Next-OS e a chi serve in un ente pubblico?
Next-OS è il sistema operativo AI di Aptus.AI, azienda legaltech italiana, per chi lavora con il diritto e con le norme. In un ente serve a funzionari, responsabili del procedimento, RUP, segretari e uffici legali per cercare norme e giurisprudenza in linguaggio naturale, analizzare documenti come istanze e capitolati e preparare bozze di atti. Ogni risposta cita le fonti, verificabili con un clic.
Si può usare l'intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione per preparare gli atti?
Sì, entro i limiti dell'art. 14 della legge 23 settembre 2025, n. 132. L'intelligenza artificiale è ammessa per rendere più efficiente l'attività e ridurre i tempi dei procedimenti, ma solo in funzione strumentale e di supporto. La persona resta l'unica responsabile dei provvedimenti. Le amministrazioni devono inoltre adottare misure tecniche, organizzative e formative per un uso responsabile e assicurare tracciabilità e conoscibilità dell'uso.
Chi risponde degli errori dell'intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione?
L'amministrazione e chi firma. Nell'agosto 2026 il TAR Puglia, sede di Bari, ha chiarito che un riferimento sbagliato prodotto dall'IA non si può attribuire al software: l'errore resta imputabile all'ente e al sottoscrittore. Nel caso esaminato l'atto ha retto perché la motivazione si fondava su accertamenti autonomi. Nel rapporto tra intelligenza artificiale e atti amministrativi, quindi, la verifica di ogni fonte prima della firma è essenziale: Next-OS la rende rapida.
AI e privacy negli enti pubblici: posso caricare documenti con dati dei cittadini?
Puoi, applicando la minimizzazione: carica solo i dati necessari all'istruttoria e oscura quelli che non servono al quesito. Aptus.AI non addestra i modelli sui dati dei clienti, usa crittografia avanzata e un'infrastruttura cloud europea con server in Irlanda, ed è certificata ISO/IEC 27001:2022. Le regole d'uso interne, comprese eventuali valutazioni d'impatto, vanno definite con il DPO dell'ente.
ChatGPT nella pubblica amministrazione: che differenza c'è con Next-OS?
La differenza sta nelle fonti. Next-OS risponde partendo da una banca dati verificata e aggiornata ogni giorno e cita la fonte di ogni affermazione, verificabile con un clic. Distingue le versioni di una norma e tiene conto della gerarchia delle fonti. Per un atto che deve reggere a un ricorso, poter controllare subito il riferimento è decisivo: è la parte che l'intelligenza artificiale nella PA non può saltare.
Next-OS è un sistema di IA ad alto rischio secondo l'AI Act?
Secondo la classificazione dichiarata da Aptus.AI, Next-OS non è un sistema di AI per finalità generali e non rientra tra i sistemi ad alto rischio del Regolamento (UE) 2024/1689. Gli obblighi per l'alto rischio riguardano usi specifici dell'Allegato III, come la valutazione dell'accesso a prestazioni di assistenza pubblica, e si applicano dal 2 dicembre 2027 dopo il Regolamento (UE) 2026/1744.
Su quali fonti lavora Next-OS?
Su una banca dati verificata e aggiornata ogni giorno che comprende normativa, giurisprudenza di legittimità e di merito, prassi e autorità indipendenti, con fonti ufficiali italiane, europee e internazionali come la Gazzetta Ufficiale e la Corte di Cassazione. Next-OS monitora ogni giorno oltre 200 autorità in più di 7 paesi e trasforma i testi in dato strutturato e consolidato, tenendo conto della gerarchia delle norme.
Posso far usare a Next-OS i regolamenti e i modelli del mio ente?
Sì. In Next Drive archivi i tuoi documenti, come regolamenti interni, modelli di determina e circolari, e li richiami da qualsiasi conversazione. Puoi chiedere di preparare una bozza partendo dal tuo modello o di verificare se un regolamento dell'ente è coerente con la norma statale aggiornata. Nel piano Standard Next Drive ha 200 MB, nel Professional 2 GB estendibili.
Next-OS scrive la determina al posto mio?
Prepara una bozza, anche a partire dai modelli del tuo ufficio, che puoi esportare in docx e rivedere in track changes. Non adotta l'atto e non sceglie al posto tuo: la valutazione dell'istruttoria, la motivazione finale e la firma restano del funzionario e del dirigente competenti, come prevede l'art. 14 della legge 132/2025.
Next-OS funziona con Outlook e con il calendario dell'ufficio?
Sì, con il piano Professional e superiori. Le integrazioni disponibili sono Gmail, Google Calendar, Google Drive, Outlook e SharePoint. La chat può leggere e analizzare documenti e comunicazioni ed eseguire azioni, per esempio inviare email, creare eventi in calendario per le scadenze del procedimento o riordinare cartelle e file. Nel piano Standard le integrazioni non sono incluse.
Posso fare domande in italiano su un regolamento europeo pubblicato in inglese?
Sì. La tecnologia di Next-OS è indipendente dalla lingua: puoi interrogare in italiano un documento in inglese e ricevere la risposta in italiano. I documenti restano nella lingua originale in cui le autorità li hanno pubblicati, così puoi sempre confrontare la risposta con il testo ufficiale. È utile, per esempio, con atti europei non ancora disponibili in traduzione.
Next-OS fornisce consulenza legale all'ente?
No. Next-OS non fornisce consulenza legale e non è pensato per utenti privati. È uno strumento professionale che aiuta a trovare e leggere le norme, analizzare documenti e redigere bozze. Nei casi controversi il parere resta compito dell'avvocatura dell'ente, del segretario o del legale incaricato, che possono comunque usare Next-OS per la loro ricerca.
Serve una formazione sull'intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione?
Sì, ed è la legge a chiederla: l'art. 14, comma 3, della legge 132/2025 impone alle amministrazioni misure formative per un uso responsabile dell'IA nella pubblica amministrazione. Next-OS si usa in linguaggio naturale, quindi bastano pochi minuti per iniziare, ma una formazione interna resta utile. Il punto chiave da trasmettere è il controllo delle fonti prima di ogni utilizzo in un atto.
Quanto costa l'AI nella PA con Next-OS?
Il piano Standard costa 59 euro al mese con piano annuale o 69 euro con piano mensile, IVA esclusa, ed è adatto a un singolo funzionario. Il Professional costa 110 euro per utente al mese con piano annuale o 129 euro con piano mensile e aggiunge uso dell'AI senza limiti operativi e integrazioni. Per strutture più ampie c'è l'Enterprise, con prezzo su misura.
Come funziona la prova gratuita?
La prova dura 7 giorni, non richiede alcun pagamento iniziale e si può disattivare in qualsiasi momento. Per sfruttarla bene, usa l'AI nella PA su pratiche reali: un'istanza di accesso, una determina da rileggere, un dubbio sul Codice dei contratti. Alla fine saprai se il tempo risparmiato in ricerca e prima stesura giustifica l'abbonamento per il tuo ufficio.
Prova Next-OS nel lavoro di la PA
Prova gratuita di 7 giorni, senza alcun pagamento iniziale. La disattivi quando vuoi.